Política de privacidade

Vigente desde 11 de outubro de 2026.

Esta política descreve o tratamento de dados pessoais no ArqApp, o controle financeiro para escritório de arquitetura da Castelapi. Ela vale para o site do ArqApp (arqapp.com.br, arqui.app.br, arquiapp.com.br e arqpro.app.br) e para o painel de cada escritório, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018, a LGPD).

Quem é o controlador

Castelapi Tecnologia Ltda, CNPJ 40.931.764/0001-15, com sede em Campo Grande, Mato Grosso do Sul. O encarregado pelo tratamento de dados pessoais (a pessoa que responde por este assunto, como prevê o art. 41 da LGPD) é Robson de Lazari, no e-mail privacidade@castelapi.com.br.

Quem decide sobre cada dado

Para a conta de quem entra no painel e para o site, a Castelapi é a controladora: ela decide como esses dados são tratados e responde por eles.

Cada escritório lança no ArqApp dados dos seus clientes, da sua equipe e dos seus fornecedores, e envia os arquivos dos seus clientes e projetos. Sobre esses dados quem decide é o escritório, que é o controlador. A Castelapi trata esses dados como operadora, só para prestar o serviço e seguindo as instruções do escritório. Se você é cliente de um escritório que usa o ArqApp e quer saber dos seus dados, faça o pedido ao escritório. O que chegar a nós por engano, encaminhamos a ele.

O que o site guarda

As páginas do site funcionam sem cookie, sem script, sem formulário e sem estatística de visitas. As fontes, as folhas de estilo e as imagens vêm do próprio site, e nenhuma rede social ou plataforma de anúncios recebe aviso da sua visita. As telas mostradas no site são da ArqPRO, o escritório da mentora, com o nome verdadeiro e dados fictícios de demonstração.

Como todo servidor web, o nosso registra o IP, a data, a hora, o endereço pedido e o navegador de cada acesso. O botão do WhatsApp abre uma conversa com a Castelapi no WhatsApp, e o que você escrever ali segue a política de privacidade da Castelapi.

O que o painel do escritório guarda

A conta de quem entra

• Nome, e-mail (que é o login) e o papel da pessoa na equipe do escritório.
• A senha, guardada só como resumo criptográfico, que não permite recuperar a senha original.
• Para o segundo fator, a pessoa escolhe entre um aplicativo autenticador e um código por e-mail. Do aplicativo ficam guardados, cifrados, o segredo que gera os códigos e os códigos de recuperação. O código por e-mail vale só para aquela entrada e fica fora do banco de dados.
• O celular, se você cadastrar um em Minha conta. Ele serve para achar a sua conta quando você esquece a senha.

Os dados financeiros do escritório

O saldo inicial da conta e a data dele, o regime tributário e o histórico de receita e de folha dos meses antes do saldo inicial (12, ou 13 com saldo desde 2027), usados no imposto estimado. Os contratos (código, cliente, tipo de serviço, valor, forma de pagamento e datas), as parcelas a receber, as despesas e as despesas que se repetem (categoria, descrição, valor, vencimento e data do pagamento). Das faturas de cartão lidas pela inteligência artificial, o ArqApp guarda o nome do cartão e os quatro últimos números, e as parcelas futuras das compras parceladas entram como despesas previstas.

No Lucro Real, o escritório pode informar na configuração do imposto o prejuízo a compensar que o contador apurou: o prejuízo fiscal do IRPJ, a base negativa da CSLL e a data desse saldo. No Lucro Presumido e no Lucro Real, a configuração do imposto guarda também, em cada vigência, se a redução de 30% da reforma tributária para a arquitetura entra no cálculo da CBS e do IBS.

O escritório registra as propostas na tela Propostas ou as traz da planilha importada. De cada uma ficam o número, a data, o cliente, o tipo de serviço, o valor, o canal de chegada, as horas e o valor da hora previstos, os custos previstos, a situação, se fechou, o contrato ligado e o motivo quando não fechou. Quando a proposta fecha, a equipe pode ligá-la a um contrato que já existe ou criar o contrato ali mesmo, com as parcelas. Se o cliente ainda não tem cadastro, ele é cadastrado com o nome escrito na proposta.

Na tela Resultado anual, o escritório pode escolher quantos meses de despesa contam como reserva ideal e como reserva mínima, e o ArqApp guarda esses dois números. Nessa tela, o lucro, a reserva e a comparação com o ano anterior são calculados na hora, com os dados que o escritório já lançou. O Simulador tributário também faz as contas na hora com esses dados, sem gravar nada. Para o gasto total da folha e o pró-labore ideal, ele usa o número de sócios que está na tela. O campo começa com a quantidade de pró-labores lançados no mês mais recente, pode ser mudado e também fica sem registro.

Dos clientes, o ArqApp guarda o nome e, se o escritório informar, o CPF ou o CNPJ, a pessoa de contato, o telefone, o e-mail, o endereço e uma observação. O telefone fica guardado só com os números e o código do país, no mesmo formato para todos. O endereço do cliente pode ser preenchido pelo CEP, como o do escritório.

O CPF ou o CNPJ do cliente é opcional e serve para identificá-lo. Quando a equipe envia um contrato ou um comprovante de PIX para a leitura de documentos, o ArqApp procura o cliente por esse número antes de procurar pelo nome. Se o cliente já está cadastrado sem o número e o documento lido traz o CPF ou o CNPJ dele, o cadastro é completado com esse número quando a equipe confirma a gravação, e a tela avisa antes. No comprovante de PIX, isso só acontece quando quem pagou é o próprio cliente. O número fica na área privada do escritório, aparece nas telas de quem lança no controle financeiro e sai no arquivo de exportação dos dados do escritório.

Na aba Pessoal das despesas entram valores por categoria, como pró-labore, salários, 13º, férias, INSS e FGTS. Não existe cadastro de funcionário nem de fornecedor, e nenhum campo próprio para nome ou CPF de quem trabalha no escritório. A descrição de cada despesa e as observações são texto livre, e o que o escritório escrever nelas fica guardado como foi escrito.

Os dados e a aparência do escritório

Em Configurações › Dados do escritório, o escritório pode informar a razão social, o nome fantasia, o CNPJ ou o CPF, a inscrição municipal, o registro no CAU, o endereço, o telefone, o e-mail e o site. Esses dados saem no cabeçalho dos PDFs das telas financeiras. O endereço pode ser preenchido pelo CEP, como descrito em Com quem compartilhamos.

Na aba Aparência, o escritório escolhe as cores do painel e pode enviar o logotipo, uma versão dele para o tema escuro e um símbolo, em PNG ou JPG de até 2 MB. O servidor redesenha cada imagem antes de guardar, o que descarta os metadados e qualquer conteúdo escondido no arquivo. Ficam guardadas só as imagens em uso, e a imagem trocada ou retirada é apagada ao salvar. O logotipo e as cores aparecem também na tela de entrada do painel, que é pública e abre para qualquer pessoa no endereço do escritório.

Arquivos dos clientes

Na aba Clientes, o escritório pode guardar arquivos de cada cliente e de cada projeto dele: PDF, imagens (JPG, PNG, WEBP e HEIC), Word, Excel, DWG, DXF, SKP e IFC, com até 50 MB cada. O servidor confere se o conteúdo é mesmo do tipo do nome e recusa arquivo compactado (ZIP), programa e documento com macro. Cada escritório tem 2 GB para esses arquivos. Perto do limite a tela avisa, e com o espaço cheio nenhum arquivo novo entra.

Os arquivos ficam no nosso servidor, numa pasta privada do escritório, sem endereço público. Só quem está logado no escritório e tem acesso ao ArqApp consegue baixá-los. Os prazos de guarda estão em Por quanto tempo guardamos.

Quem tem acesso ao ArqApp no escritório vê o cadastro, os projetos e os arquivos dos clientes e pode enviar e baixar arquivos. Os valores e a situação financeira de cada cliente ficam só com quem vê o controle financeiro: quem administra o escritório, o Financeiro do escritório e a equipe da mentora, quando o escritório é mentorado. Renomear ou apagar arquivo é só de quem vê esses valores e lança no controle financeiro. Quem trabalha no escritório sem acesso ao ArqApp não vê nada dos clientes.

Exportação e PDF

Quem administra o escritório pode exportar, pelo botão Exportar dados das Configurações, todos os dados financeiros dele num arquivo ZIP com planilhas em CSV: lançamentos, parcelas, contratos, clientes com a pessoa de contato e o endereço, a lista dos arquivos dos clientes, categorias de despesa, tipos de serviço, despesas que se repetem, configuração tributária com a redução da arquitetura na CBS e no IBS, saldo inicial com o prejuízo a compensar do Lucro Real, histórico mensal, anos anteriores, propostas, distribuição do lucro e o resultado de cada ano, com a receita e a despesa por grupo, o lucro, a reserva e a comparação com o ano anterior, calculados a partir desses dados. As contas da equipe da mentora não têm esse botão. Os arquivos dos clientes em si ficam fora do ZIP e continuam na aba Clientes para baixar um a um. O arquivo exportado é montado na hora do clique, vai direto para o seu navegador e o servidor fica sem cópia dele. O histórico de alterações registra quem exportou e quando.

As telas Visão geral, Fluxo, Despesas, Imposto estimado, Recebimentos, Propostas, Resultado anual e Simulador tributário têm o botão Baixar PDF. O PDF sai do nosso servidor com o filtro que está na tela e é entregue no próprio clique, sem cópia guardada.

A importação da planilha

O escritório pode importar a planilha de controle financeiro dele, em formato .xlsx e com até 10 MB. O arquivo fica no servidor só durante a importação e é apagado quando ela termina, quando você descarta a prévia ou quando o arquivo é recusado. Se a pessoa sair no meio, a cópia temporária é apagada pela limpeza automática de arquivos enviados há mais de 24 horas. Ficam no ArqApp os clientes, os contratos, as parcelas, as despesas e as propostas que a planilha trouxe, e o histórico de alterações registra o nome do arquivo e quantos itens entraram.

Documentos lidos e conversas

Os documentos, as mensagens escritas e as gravações enviadas ao Lançar com IA, as conversas da leitura e as do Chat das finanças ficam guardados na área do escritório, como descrito em Inteligência artificial.

O histórico de alterações

Cada mudança feita no painel fica registrada com quem fez, quando e de qual IP. Em algumas mudanças o registro guarda também o valor de antes e o de depois: cancelar, reativar ou apagar uma despesa, editar uma parcela, marcar um pagamento, mudar o saldo, mudar o regime tributário ou o prejuízo a compensar, alterar uma proposta e mudar os meses da reserva. Esse histórico existe para mostrar quem mudou o quê e para investigar erro ou uso indevido.

Cookies do painel

O painel usa três cookies, todos técnicos e criados pelo nosso próprio servidor:

A sessão guarda no servidor o IP e o navegador de quem está conectado. O painel também guarda no seu navegador preferências de tela, como a barra lateral recolhida, que ficam só no aparelho. Não há cookie de estatística, de publicidade ou de outra empresa.

Mentoria

Por enquanto o ArqApp não tem cadastro aberto, e cada escritório chega por uma mentora, que pode criá-lo direto ou convidá-lo. Para criar, ela informa o nome do escritório e o nome e o e-mail do responsável, e o responsável recebe um e-mail para criar a senha. Para convidar, ela manda o link do convite ou pede ao ArqApp que o envie por e-mail. O e-mail do responsável e o endereço digitado no convite ficam registrados na conta da mentora.

Cada escritório ganha um endereço próprio, no formato nome-do-escritorio.arqapp.com.br. O ArqApp publica esse endereço no DNS público, pela Cloudflare, quando o escritório é criado, e o retira quando a mentora desativa o escritório. Como acontece com qualquer endereço na internet, quem consultar o DNS consegue ver esse nome.

No cadastro pelo convite, a pessoa aceita os termos da mentoria, e o ArqApp registra a versão dos termos, a data, quem aceitou e o IP.

Quando a mentora cria o escritório direto, a equipe dela pode montá-lo antes de o responsável entrar, e o histórico do escritório da mentora guarda quem o criou. No primeiro acesso, antes de usar o ArqApp, o responsável lê os termos da mentoria e decide se aceita. Se aceitar, guardamos a versão dos termos, a data e quem aceitou, como no cadastro pelo convite, e a equipe da mentora segue com acesso ao escritório, inclusive aos dados dos clientes, enquanto a mentoria estiver ativa. Se recusar, a mentoria acaba na hora: a equipe da mentora perde o acesso, a mentora recebe um aviso por e-mail e o escritório continua com o responsável, com todos os dados. As outras pessoas da equipe do escritório esperam o aceite do responsável para usar o ArqApp.

O que a mentora vê

Na tela de mentorados, a mentora vê o nome e o endereço de cada escritório e um semáforo com seis indicadores dos últimos 12 meses: receita, margem, despesa sobre receita, saldo com os meses de reserva, inadimplência e Fator R (só no Simples com Fator R). Esses números saem de um cálculo feito na hora em que ela abre a tela, sem cópia guardada. A mesma tela mostra se o endereço do escritório está no ar, se o responsável já definiu a senha e a situação de cada convite: enviado, aberto (com a data da primeira abertura), usado, vencido ou cancelado.

Pelo botão Entrar, cada pessoa da equipe da mentora abre o painel do escritório com acesso completo: vê e edita contratos, propostas, clientes e os arquivos deles, receitas, despesas e configurações. Cada uma entra com uma conta própria dentro do escritório, marcada com "(mentora)" depois do nome, e o que fizer fica no histórico com o nome dela. A conta da mentora não abre a leitura de documentos, o Chat das finanças nem as chaves de inteligência artificial do escritório. A passagem de um painel para o outro usa um código de uso único que vale por um minuto.

Como a mentoria termina

A mentora e o escritório mentorado podem encerrar a mentoria a qualquer momento. A mentora encerra pela tela de mentorados. No escritório, quem administra encerra pela aba Mentoria das Configurações, que só essa pessoa vê, e a mentora recebe um aviso por e-mail. Encerrada a mentoria, as contas da equipe da mentora saem do escritório na hora, com as senhas trocadas, e ela deixa de ver os números dele. Os dados continuam no escritório. Na lista de mentorias encerradas a mentora segue vendo o nome do escritório, as datas de início e de fim e quem encerrou, sem nenhum número financeiro.

Escritório desativado

A mentora também pode desativar um escritório que acompanha. O escritório desativado sai do ar: ninguém entra no painel dele e o endereço sai do DNS. Só a mentora que desativou pode reativá-lo, e ele volta com tudo. Depois de um ano seguido desativado, o escritório é apagado, como descrito em Por quanto tempo guardamos.

E-mails

O ArqApp manda e-mail nestes casos:

• convite da mentoria, com o nome do escritório da mentora, o link e a validade, e o reenvio desse convite;
• link para definir ou redefinir a senha, com o primeiro nome da pessoa e o nome do escritório, válido por uma hora. É por ele que o responsável do escritório criado pela mentora cria a senha;
• código do segundo fator, para quem escolheu recebê-lo por e-mail;
• aviso à mentora de que o escritório encerrou a mentoria;
• avisos ao responsável do escritório desativado, 30 dias e 7 dias antes de os dados serem apagados;
• aviso ao responsável do escritório 30 dias antes de uma leitura de documento chegar ao fim do prazo de guarda, com as leituras do dia reunidas num e-mail só;
• aviso ao responsável do escritório 30 dias antes de arquivos dos clientes chegarem ao fim do prazo de guarda, para ele baixar uma cópia, com os arquivos do dia reunidos num e-mail só.

Cada mentora pode mandar pelo sistema no máximo 20 e-mails a cada 24 horas, somando convites, reenvios e e-mails de senha. Todos os e-mails saem pelo servidor de e-mail da própria Castelapi. No escritório que usa só o ArqApp, os e-mails de acesso (o link de senha, o código do segundo fator e os demais e-mails do caminho de entrada no painel) e os avisos saem com o remetente nao-responda@arqapp.com.br e a marca do ArqApp. O convite da mentoria também sai por esse remetente.

Finalidades e bases legais

Por quanto tempo guardamos

A conta de quem entra e os dados do escritório ficam guardados enquanto o escritório usar o ArqApp. A pessoa desligada da equipe continua no histórico do escritório com o nome dela.

Quando a mentora desativa um escritório e ele passa um ano seguido desativado, os dados dele são apagados. Quem responde pelo escritório recebe um aviso por e-mail 30 dias e 7 dias antes da exclusão, e sem o aviso de 7 dias nada é apagado. O escritório reativado dentro desse prazo volta com tudo. A exclusão leva as contas, os dados financeiros, os dados e o logotipo do escritório, as leituras de documentos com os arquivos, os arquivos dos clientes, as conversas do Chat das finanças, as chaves de inteligência artificial, o registro de consumo e o histórico de alterações, e o endereço sai do DNS. A qualquer momento o escritório pode também pedir a exclusão, que atendemos em até 15 dias, como descrito em Exclusão de dados.

No histórico do escritório da mentora continuam os registros do que ela e a equipe dela fizeram em relação ao escritório apagado: a criação do escritório pela mentora, com o nome, o endereço e o e-mail do responsável, ou o cadastro dele pelo convite, com o nome e o endereço, o envio do link de senha ao responsável, as entradas pelo botão Entrar, a desativação, a reativação e o encerramento da mentoria, cada um com quem fez, quando e de qual IP. A eles se soma o registro da exclusão, com o nome e o endereço do escritório, a data da desativação, a data da exclusão e quantos itens saíram. Esses registros ficam enquanto a conta da mentora existir.

O histórico de alterações acompanha a conta do escritório. Os convites por e-mail e o registro dos e-mails mandados pela mentora ficam na conta dela enquanto ela existir, e quem recebeu um convite pode pedir que o endereço seja apagado.

O logotipo fica guardado enquanto o escritório o usar. O endereço achado pelo CEP fica até 30 dias no servidor. O arquivo exportado e os PDFs não ficam guardados.

A leitura de documentos gravada fica guardada, com o arquivo e a conversa, por 5 anos contados da gravação dos lançamentos, com aviso ao responsável 30 dias antes. A leitura que não foi gravada é apagada, com o arquivo e a conversa, 90 dias depois do envio. Os lançamentos gravados a partir de uma leitura continuam no controle financeiro depois que ela sai. A conversa do Chat das finanças é apagada 90 dias depois da última mensagem. O registro de consumo de inteligência artificial, com a quantidade usada e o custo estimado de cada uso, acompanha a conta do escritório.

Os arquivos dos clientes ficam guardados por 5 anos depois do fim do projeto, que é o dia em que o contrato foi concluído ou cancelado. Os arquivos do cliente que estão fora de um projeto seguem o último projeto encerrado dele, e enquanto o cliente tiver projeto em andamento nada vence. Do cliente que nunca teve projeto, os arquivos ficam 5 anos depois do envio. Trinta dias antes do fim do prazo, o responsável pelo escritório recebe um e-mail para baixar uma cópia, e na data os arquivos são apagados automaticamente. Sem esse aviso nada é apagado. Reabrir o projeto suspende o prazo, que volta a contar do novo encerramento. O arquivo apagado na tela pode ser recuperado pelo Desfazer até a página recarregar e sai do servidor na rotina da madrugada, ao menos 6 horas depois.

Os registros de acesso do servidor ficam em arquivo rotativo, sobrescrito automaticamente. A sessão do painel expira depois de 8 horas sem uso.

As cópias de segurança são cifradas e substituídas em ciclo. O banco de dados é copiado de forma contínua, com atraso de cerca de um minuto, e os arquivos vão toda noite.

Com quem compartilhamos

Os dados do ArqApp não são vendidos, cedidos a terceiros ou usados em publicidade. O servidor do ArqApp, o banco de dados e o servidor de e-mail ficam no Brasil. Os quatro endereços do ArqApp e os painéis dos escritórios apontam direto para esse servidor. O DNS deles fica na Cloudflare, que só responde qual é o endereço do servidor, sem ver o conteúdo das páginas. O endereço de cada escritório é publicado ali quando ele é criado. Parte do tratamento passa por fornecedores. A Cloudflare e o serviço de cópias de segurança tratam os dados em nosso nome, como operadores. Os fornecedores de inteligência artificial são escolhidos pelo escritório, que tem conta própria com eles, e só recebem dados quando a equipe usa a leitura de documentos ou o Chat das finanças:

A busca de endereço pelo CEP, em Configurações › Dados do escritório e no cadastro do cliente na aba Clientes, consulta o ViaCEP (viacep.com.br) e, se ele não responder, a BrasilAPI (brasilapi.com.br), serviços públicos de consulta de endereço, para preencher rua, bairro, cidade e estado. A consulta parte do nosso servidor e leva só o CEP, sem nenhum outro dado do escritório, das pessoas da equipe ou dos clientes. O endereço encontrado fica guardado no nosso servidor por até 30 dias, só para não repetir a consulta. Esses serviços têm políticas próprias e podem registrar o CEP consultado.

Para converter em reais o custo da inteligência artificial, o nosso servidor consulta uma vez por dia a cotação do dólar no Banco Central do Brasil. A consulta leva só as duas datas do período pesquisado, sem nenhum dado do escritório.

A mentora vê e edita os dados do escritório que ela acompanha, como descrito em Mentoria. Fora desses casos, os dados só são entregues a autoridade competente, mediante ordem legal, na forma da lei.

Inteligência artificial

Duas funções do ArqApp usam inteligência artificial, o Lançar com IA e o Chat das finanças. Elas só funcionam depois que quem administra o escritório cadastra, em Controle financeiro › Inteligência artificial, a chave de acesso de um fornecedor e escolhe com qual trabalhar, Anthropic ou OpenAI. Na mesma tela, o escritório escolhe um modelo para a leitura de documentos e outro para o Chat das finanças, numa lista que o ArqApp pede ao fornecedor com a chave do escritório quando ela é salva e uma vez por dia. Esse pedido da lista não leva nenhum dado do escritório. A transcrição das gravações de áudio usa a OpenAI ou a Groq. O ArqApp usa só a chave do próprio escritório, guardada cifrada, e o fornecedor cobra o uso direto do escritório, pelo contrato entre os dois. O imposto estimado, o Simulador tributário, o semáforo e a importação da planilha seguem calculados no nosso servidor, sem inteligência artificial. Recurso novo que mande dados a terceiros entra nesta política, com o fornecedor e o que ele recebe, antes de ser ligado.

Lançar com IA

A tela Lançar com IA, que antes se chamava Ler documento, funciona como uma conversa. Nela a pessoa da equipe envia um PDF, uma foto ou uma gravação de áudio, ou escreve e grava ali mesmo o que quer lançar, por exemplo "paguei 80 de Uber hoje". O arquivo enviado e os nomes das categorias de despesa do escritório vão ao fornecedor escolhido. A mensagem escrita vai do mesmo jeito, junto com a data do dia. A gravação de áudio, enviada ou gravada na tela, passa antes pela transcrição, e o texto transcrito segue para o fornecedor escolhido com a data do dia. O áudio em OGG ou FLAC é convertido em MP3 no nosso servidor antes de ir à transcrição da OpenAI, e esse arquivo convertido é apagado depois da transcrição. O original segue as mesmas regras de guarda das outras gravações.

Para corrigir um lançamento, a pessoa responde na conversa, por texto ou por áudio, e vão ao fornecedor a correção e os campos do formulário em conferência. O áudio da correção é transcrito, o arquivo dele é apagado logo depois e o texto fica guardado na conversa da leitura. A mensagem escrita também fica guardada como parte da conversa, com os mesmos prazos do arquivo. Os cadastros de clientes, os contratos, os valores e os demais lançamentos do escritório ficam fora do envio. A comparação do documento com os clientes cadastrados é feita dentro do ArqApp, e o CPF ou o CNPJ guardado no cadastro do cliente fica fora do envio ao fornecedor, que só vê o número escrito no próprio documento enviado para leitura.

A inteligência artificial só preenche um formulário, e nada entra no controle financeiro sem a confirmação de uma pessoa da equipe. O arquivo fica guardado em área privada do escritório, junto com a conversa da leitura, como comprovante dos lançamentos gravados a partir dele. A guarda dura 5 anos, contados da gravação dos lançamentos. Trinta dias antes do fim do prazo, a tela Lançar com IA mostra a leitura entre os arquivos perto do prazo, com a data, e o responsável pelo escritório recebe um aviso por e-mail. As leituras que entram nesse aviso no mesmo dia vêm juntas num e-mail só, com a lista. Sem esse aviso nada é apagado, e entre o aviso e a exclusão passam ao menos 30 dias. Na data, o arquivo e a conversa são excluídos automaticamente.

A leitura que a equipe não chegou a gravar é excluída, com o arquivo e a conversa, 90 dias depois do envio. Quem enviou e quem administra o escritório podem também descartar a leitura antes de gravar ou apagá-la depois, quando quiserem. Em todos esses casos saem o arquivo e a conversa, e os lançamentos já gravados ficam no controle financeiro até a equipe cancelá-los ou apagá-los.

Cada pessoa da equipe vê só a própria conversa. Quem administra o escritório vê a conversa de todos e pode também corrigir, mandar ler de novo e gravar o cartão de outra pessoa. Na correção falada de quem administra, o áudio também é apagado depois de transcrito. O histórico de alterações registra quem gravou e quem corrigiu, com o nome de quem enviou a leitura.

Quando a fatura de cartão traz uma compra parcelada, o ArqApp registra as parcelas seguintes como despesas previstas e, nas faturas seguintes, reconhece a parcela já registrada. Essa conta é feita no ArqApp, com os dados do próprio escritório, e o envio ao fornecedor continua o mesmo, só a fatura enviada para leitura e os nomes das categorias de despesa. Do cartão, o ArqApp guarda o nome e os quatro últimos números.

Chat das finanças

Quando alguém da equipe faz uma pergunta no Chat das finanças, vão ao fornecedor escolhido a pergunta, as últimas mensagens da mesma conversa e os números do controle financeiro que a pergunta pede. Esses números podem trazer valores de receitas, despesas, saldo e impostos, nomes de categorias, de tipos e de grupos de serviço, códigos de contrato e descrições de contas digitadas pela equipe. O nome de um cliente só vai quando a pergunta é sobre os recebimentos dele ou de um contrato dele. Cada pergunta leva só o resultado das consultas que pediu, com no máximo 20 linhas por lista. Ficam fora os cadastros de clientes com CPF ou CNPJ, e-mail e telefone, os documentos lidos, as chaves de acesso, o nome do escritório e o controle financeiro inteiro.

O chat só lê, e nada é lançado, alterado ou apagado no controle financeiro a partir dele. Cada conversa fica guardada na área do escritório. A pessoa que a começou vê e pode apagar as conversas dela, e quem administra o escritório vê e pode apagar as conversas de toda a equipe. A conversa é apagada automaticamente 90 dias depois da última mensagem.

O que os fornecedores fazem com os dados

Pelos termos publicados pela Anthropic, pela OpenAI e pela Groq, os dados recebidos pela API não são usados para treinar os modelos deles sem autorização do cliente. A Anthropic apaga esses dados em até 30 dias e pode guardar por até 2 anos o que os sistemas dela marcarem como violação da política de uso. A OpenAI mantém por até 30 dias os registros que usa para fiscalizar o uso indevido. Por padrão a Groq não guarda o que recebe, e quando precisa investigar falha ou abuso mantém registros por até 30 dias. Qualquer um deles pode guardar por mais tempo quando a lei exigir. Os três tratam os dados fora do Brasil e aparecem na tabela de Com quem compartilhamos.

Custo e teto do mês

Cada uso grava no ArqApp a quantidade consumida e o custo estimado, sem o conteúdo enviado, para mostrar o gasto do mês. O escritório define um teto mensal em reais, e ao chegar nele a leitura de documentos e o Chat das finanças param até o mês virar ou até o escritório aumentar o teto. Para converter o custo, que o fornecedor cobra em dólar, o ArqApp consulta uma vez por dia a cotação no Banco Central do Brasil, levando só as datas do período pesquisado.

Seus direitos

O art. 18 da LGPD garante a você, entre outros: confirmação de que tratamos seus dados, acesso a eles, correção, anonimização ou eliminação, informação sobre compartilhamento e revogação de consentimento quando essa for a base. Para exercer qualquer um, escreva para privacidade@castelapi.com.br; respondemos em até 15 dias. Você também pode peticionar diretamente à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

Quem administra o escritório pode baixar a qualquer momento os dados financeiros dele em CSV, pelo botão Exportar dados das Configurações.

Exclusão de dados

Para apagar a sua conta, escreva para privacidade@castelapi.com.br com o assunto "Exclusão de dados" e informe o endereço do escritório no ArqApp e o e-mail da conta. Apagamos a conta em até 15 dias e respondemos confirmando.

Para encerrar o escritório e apagar o que está conosco, quem administra o escritório faz o pedido pelo mesmo e-mail. Em até 15 dias encerramos a mentoria, se houver, e a mentora perde o acesso na hora e recebe um aviso por e-mail. Em seguida o escritório sai do ar, o endereço sai do DNS e apagamos as contas, os clientes, os contratos, as propostas, as parcelas, as despesas, os dados e o logotipo do escritório, as leituras de documentos com os arquivos, os arquivos dos clientes, as conversas do Chat das finanças, as chaves de inteligência artificial e o histórico dele, e respondemos confirmando. Fica o mesmo que fica quando o escritório desativado é apagado depois de um ano, descrito em Por quanto tempo guardamos, com os registros sobre o escritório e o registro da exclusão no histórico do escritório da mentora. Os e-mails que a mentora mandou ao escritório continuam na conta dela. Fica guardado também o que o contrato ou a lei mandar guardar.

Em qualquer caso, os dados saem das cópias de segurança no ciclo seguinte de substituição. Ficam guardados apenas os dados que a lei obriga a manter, como os registros de acesso previstos no Marco Civil da Internet (art. 15), e só pelo prazo que ela exige.

Quem é cliente, funcionário ou fornecedor de um escritório faz o pedido direto ao escritório, que decide sobre esses dados. Se o pedido chegar a nós, encaminhamos ao escritório e apagamos o que ele mandar apagar.

Crianças e adolescentes

O ArqApp é dirigido a escritórios de arquitetura e às pessoas que trabalham neles. Ele não se destina a menores de 18 anos.

Alterações

Mudanças nesta política serão publicadas nesta página, com a data de vigência atualizada no topo. Mudança relevante no tratamento dos dados de quem já usa o ArqApp será comunicada pelo e-mail da conta. Os termos de uso tratam das condições de uso do ArqApp.